آیا کرونا معنای دفترداری را برای همیشه تغییر داده است؟

 

بحران بهداشتی و اقتصادی جهانی که ناشی از ویروس کرونا است، بار سنگینی بر بنگاه‌های اقتصادی تحمیل کرده است. حتی گروه‌هایی که کار از راه دور برای آن‌ها امکان‌پذیر است مجبور شدند برای اجرای عملیات خود، مشکل دسترسی به داده‌های مورد نیاز خود را حل کنند.

 نرم‌افزارهای سنتی حسابداری معمولاً روی درایو رایانه‌ی اختصاصی نصب شده و فقط توسط یک کاربر مجاز از طریق دسک‌تاپ روی سیستم خود قابل دسترسی است. حال حسابدارِ خود را از دفتر بیرون آورده و از آن‌ها بخواهید که از خانه کار کنند. آن‌ها دیگر دسترسی به نرم‌افزار ندارند. دیگر نمی‌توانید به سادگی رسیدها یا فاکتورها را روی میز آن‌ها بگذارید تا پردازش شود. آن‌ها نمی‌توانند پرداخت‌ها را پی‌گیری کنند، زیرا نمی‌دانند چه کسی پرداخت را انجام داده یا اصلاً پرداخت نشده است و غیره.

خوشبختانه نرم‌افزارهای حسابداری کمی ارتقا یافته‌اند و نرم‌افزارهای مبتنی بر ابر بسیاری از این مشکلات دسترسی را برطرف می‌کند. اکثر نرم‌افزار های حسابداری به ابر منتقل شده است و سرعت بالایی ایجاد کرده‌اند.گسترش جهانی کووید ۱۹ به رشد ناگهانی کسب‌وکارها به سمت نرم‌افزار حسابداری مبتنی بر ابر کمک شایانی کرده است. این صنعتی است که شاهد رشد قدرتمندی بوده است. اما ضرورت ایجاد تغییراتی برای تداوم فعالیت، برخی صاحبان کسب‌وکارها را به میدان آورده است.

اكنون سوال می‌شود تفاوت بین نرم‌افزار حسابداری ابری و سنتی چیست؟ در پاسخ باید گفت، سه تفاوت عمده بین راه‌حل‌های سنتی و جدید حسابداری مبتنی بر ابر وجود دارد، این‌که چه میزان در دسترس هستند، رشد آن چه‌قدر آسان است و هزینه‌ی آن چه‌قدر است.

دسترسی آسان، در زمان قرنطینه و فاصله‌گذاری اجتماعی

نرم‌افزار مبتنی بر ابر اساساً به این معنی است که داده‌های حسابداری شما در یک سرور از راه دور ذخیره می‌شود و از طریق یک رابط آنلاین بسیار امن، در هر نقطه با یک اتصال اینترنتی قابل‌دسترسی است. برخلاف نرم‌افزار حسابداری سنتی، کاربران به یک دستگاه واحد محدود نمی‌شوند و از آن‌جا به آن‌چه نیاز دارند دسترسی پیدا می‌کنند، بنابراین با بسته شدن دفتر، دسترسی متوقف نمی‌شود. این بدان معناست که داده‌ها دیگر به صورت محلی ذخیره نمی‌شوند و درعوض دسترسی چندساعته‌ی کاربران مجاز به صورت شبانه‌روزی به اطلاعات واقعی امکان‌پذیر است. مدیران، حسابداران، مشتری‌ها و دفترداران حتی می‌توانند در مکان‌ها و مناطق مختلف باشند و با این حال همچنان تحت نظارت و کنترل سلامت مالی قرار داشته باشند.

رشد سیستم حسابداری و دفترداری

رشد کسب‌وکار می‌تواند برای کاربرانی که به نرم‌افزار سنتی حسابداری اعتماد دارند، گران‌قیمت باشد. آیا نیاز به استخدام یک حسابدار اضافی احساس می‌شود؟ بهتر است رایانه‌‌هایی با حافظه‌ی بیش‌تر خریداری شود، سرور محلی را ارتقا داده و دسترسی به پهنای باند آن را نیز افزایش دهید. اگر این کار را انجام نشود، سرعت كار افت چشم‌گیری می‌یابد. تأثیر كووید ۱۹ بر روی شیوه‌های حسابداری به طرز چشمگیری مقیاس‌پذیری مطلق حسابداری مبتنی بر ابر را نشان داده است. تهیه‌کننده‌ی نرم‌افزار باید بتواند فضای سرور، سرعت و کارایی و معمولاً هزینه‌ی اشتراک ماهانه را کنترل کند تا از نظر مالی انعطاف‌پذیر باشد.

میزان هزینه

اغلب ارائه‌دهندگان نرم‌افزارهای حسابداری دسترسی را بر اساس هزینه‌ی اشتراک ماهانه یا سالانه، معمولاً شامل تمام فضای سرور مورد نیاز كسب‌وكار شما، ارائه می‌دهند. دیگر هزینه‌‌ها مانند هزینه‌ی تیم فناوری اطلاعات برای نصب و به روزرسانی‌های سیستم‌های شخصی همه‌ی افراد وجود ندارد. در مواقعی كه كسب‌وكارها تمایل به رشد یا سرعت بیش‌تری چه در بلندمدت و چه در كوتاه‌مدت دارند. اشتراكات ماهانه انعطاف پذیری بیش‌تری را برای آنان فراهم می‌كند.